Comment ça marche? - Organisation événements

COMMENT CA MARCHE AVEC ToEventDay rien de plus simple !

Afin de vous assurer une expérience optimale et de profiter pleinement de toutes les fonctionnalités de notre outil,
nous vous recommandons d'utiliser la plateforme sur un écran d'ordinateur ou de tablette (plutôt que sur mobile). Créez votre compte et explorez !

1 - Ajout d'un événement

Ajouter un événement devient simple avec ToEventDay.co. Vous pouvez créer et configurer vos événements en quelques clics.

Nom, date et lieu de l’événement.
Date de clôture du formulaire d’invitation.
Message d’accueil sur la page du formulaire.
Votre logo ou des images représentant l’événement.
Gestion du nombre de participants prévu.

2 - Ajouter un ou plusieurs programmes

Ajouter des programmes à votre événement : chaque événement peut contenir plusieurs programmes détaillés pour mieux organiser vos activités.

Exemple pour un mariage :
- 10h : Cérémonie religieuse
- 19h : Repas et fête
Dans le formulaire d'inscription, les participants pourront cocher les programmes auxquels ils souhaitent assister.
Permet de gérer facilement la logistique et le suivi de la participation.

3 - Créer la page web du formulaire d'invitation

Créez une page web de votre événement moderne et simple, faciliter les invitations en ligne.

Formulaire responsive pour mobile, tablette et ordinateur.
Collecte d’informations personnalisées selon votre événement.
Envoi automatique de confirmation et de rappels.
Gestion d’un livre d’or : vos invités peuvent laisser un message avant ou après l’événement.
Affichage des hébergements conseillés par l’organisateur pour guider vos invités lorsque le lieu est éloigné.
Ajout jusqu’à 6 photos du lieu (domaine, salle, extérieur…) pour présenter visuellement l’endroit.

Offrez à vos invités une expérience claire, intuitive et complète grâce à une page d’invitation professionnelle.

4 - Gestion des tables et QR code unique

Organisez vos tables et retrouvez vos invités facilement depuis votre tableau de bord. Avant l’événement, un QR code unique est généré et placé à l’entrée de la salle. Vos invités le scannent pour accéder à la page et rechercher leur nom afin de découvrir leur table rapidement et simplement.

Liste des tables avec les noms et prénoms des invités
Nom de table et facultatif logo possible pour chaque table
Recherche rapide par nom pour retrouver sa table
Ajout, modification ou suppression des invités et des tables en quelques clics
Mise à jour en temps réel pour refléter les derniers changements
Téléchargement du PDF des tables avec invités par table pour impression ou affichage
Expérience pratique et intuitive pour vos invités et vos équipes

Testez par vous-même ! Scannez le QR code ci-dessous pour accéder à la démo :

QR Code démo PLACEMENT DE TABLE ToEventDay

Le QR code ouvre la page de recherche des invités et montre comment vos participants trouveront leur table.

Gestion tables et QR code - ToEventDay.co

5 - Gestions des tables, et de la recherche des placements

Gestion complète des tables et des invités pour contrôler facilement les placements et assurer une organisation fluide le jour de l’événement.

Ajouter, modifier ou supprimer un ou plusieurs invités par table.
Recherche instantanée par nom d’invité ou nom de table.
Mise à jour en temps réel des placements.
Récupération du QR Code Haute Définition de chaque table pour l’accueil des invités.
Téléchargement du PDF des tables, classé automatiquement par nom de table et par liste d’invités.
Vue claire et intuitive pour les organisateurs et les équipes sur place.

Gestion des tables et des invités - ToEventDay.co

6 - Gérer les réponses & vos invités !

Gérer les réponses de vos participants : suivez facilement la présence et les choix des participants pour chaque programme de votre événement.

Liste des participants avec leur statut : présent, absent ou en attente.
Voir à quels programmes chaque participant assistera.
Modifier les réponses à tout moment : gérer les désistements ou ajouter des participants de dernière minute.
Obtenir un total des participants par programme ou pour l’ensemble de l’événement.

Tout est centralisé, simple à gérer et mis à jour en temps réel, vous permettant de garder un contrôle complet sur votre événement.

7 - Gestion de votre budget par événement

Suivi complet de votre budget pour chaque événement, afin de maîtriser vos dépenses et de planifier efficacement vos ressources.

Ajouter, modifier ou supprimer facilement vos postes de dépenses.
Organiser vos dépenses par catégorie et titre pour une meilleure visibilité.
Suivi en temps réel du montant prévu et du montant réellement dépensé.
Visualisation intuitive avec des graphiques (barres et camembert) pour comparer vos prévisions et vos dépenses réelles.
Téléchargement et impression de vos budgets pour un suivi papier.
Interface claire et facile à utiliser pour les organisateurs et les équipes sur place.

Gestion de votre budget par événement - ToEventDay.co

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